年賀状をデータ化する4つの方法

もらえることはとてもうれしいのですが、毎年どんどん増えていき保管場所に困るものといえば年賀状です。 

しかし溜まった年賀状は「置き場所に困る」「住所などを確認するのが面倒」など、適当に保管するだけでは効率が悪そうです。

なので“年賀状をデータ化”する人が近年増えているそうです。 データ化すれば、余計な場所もとりませんし、年賀状シーズンの時に住所などを簡単に見ることができるので、年賀状作成の効率がグンと上がります。

でも面倒くさそう… と思うかもしれませんが、データ化は意外と簡単なので、様々な方法で年賀状のデータ化についてご紹介いたします。 

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年賀状をデータ化する方法

年賀状をデータ化すると言っても方法は様々。 お金をかけないでデータ化する方法から、お金はある程度かかるけれど、短時間でサクッとできてしまう方法など。年賀状のデータ化といっても大まかに3種類にわけられると考えます。

  • 年賀状を画像として保存したい
  • 住所や宛名などの情報をデータとしてまとめたい
  • 上記両方やりたい

ご自身のシチュエーションに合わせてお選びください。

スキャナーで年賀状をデータ化

書類や写真などをパソコンに画像として取り込むことができるスキャナー。 年賀状をデータ化する際も活躍してくれます。

まず初めに「スキャナー」を購入しなければなりません。 スキャナーも種類が多く、年賀状の読み込みに特化したものから、様々な用途に使える万能なものまで幅広く存在しています。 ですが、年賀状に特化したものを購入してしまうと、年に1回の出番しかないものを、数万円で購入しなければいけないのはもったいないと思ったので、万能なスキャナーを1つ紹介します。

[商品価格に関しましては、リンクが作成された時点と現時点で情報が変更されている場合がございます。]

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コンパクトサイズでバッテリーが内蔵されているので、外出先でも手軽に使えるのも嬉しいのポイント。 年賀状以外にも幅広く使えるのでオススメです。

データ化の作業はシンプルで、スキャナーの初期設定を済ませ、年賀状をスキャナーにガンガンスキャナしていくだけ。 これでパソコン内に自動でデータ化され保存されます。 パソコンだけでなく、スマホやタブレットにも保存できるのが嬉しいポイント。

△注意点 この方法は年賀状の片面又は両面を画像で保存できる方法なので、住所や宛名の情報は別の方法で、まとめる必要があります。 その方法は後ほどご紹介いたします。

◎おすすめしたい方々

  • 年賀状の枚数が多い方
  • 手間なく短時間で作業したい方
  • 年賀状の写真も残しておきたい方

スキャナーは安くても1万円前後。 年賀状のためだけに買うのはちょっと… という方々は「レンタル」という方法もあります。

スキャナーを安くレンタルできるサービスで「DMM いろいろレンタル」があります。

送料無料で、2日間のレンタルで安いもので、3,500円ほど。 このスキャナーを購入するとすると、約5万円と購入するよりかなりお得にレンタルすることが可能です。 年賀状のデータ化の作業時間はそんなにかからないので、短期間のレンタルで申し分ありません。 こういうサービスを知っていると意外な時に役に立つものです。

代行業者に丸投げでデータ化

年賀状などをデータ化をしてくれる代行業者が現代では存在しております。 業者さんがデータ化してくれるので、作業時間がほぼ0なので、忙しい方々は魅力的なサービスかなと思っています。

データ化の流れとしては

  1. 代行業者を探す
  2. 代行業者に年賀状を届ける
  3. 業者がデータ化
  4. 完成したデータが納品される
  5. 年賀状を破棄するか、送り返してもらうか選ぶ

価格帯としては、画像読み取りのみの場合、年賀状1枚あたり10〜20円くらいが相場で、別途送料などが必要になります。  仮に100枚のデータ化を申し込むとするとして、1枚あたりの単価が10円、送料が800円とすると  (100×10円)+800=1,800円 になる計算です。 ※送料はお住いの地域によって変動しますので参考程度に 宛名のデータ化はもう少し料金がかかるので、HPをご確認ください。

つまりスキャナーを購入して、自分でデータ化するよりも安価で、時間も大幅に節約することが可能です。

◇年賀状 主なデータ化代行業者

画像として保存できる業者さん

△注意点 個人情報を扱うため、しっかりとした代行業者を探す目利きが必要となりそうです。 どの業者さんもちゃんとしてそうですが念には念を入れて選ばれることをオススメします。 不安がある場合は控えるか、質問をしてちゃんとしているかをご自身の目で判断していただきたいと思います。

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スマホアプリでデータ化

今のスマホアプリはとても優秀で、無料にも関わらず高性能で非常に助かります。この是非使ってみてください。

◇スマホで年賀状
スマホで年賀状2018

スマホで年賀状2018
開発元:CONNECTIT Inc.
無料
posted with アプリーチ
 
このアプリは「自動で宛名がデータ化できる」という点。 スマホのカメラで年賀状を読み取るだけで自動に読み取れる優れもの。 
 
◎スマホで年賀状の使い方

宛名のみをデータ化する方法

先ほどご紹介させてもらったいくつかの方法は、画像で保存する方法が多かったと思います。 画像だけで残すのも良いですが、宛名などの情報をデータ化するれば、年賀状作りのシーズンに手早く作成できるメリットがあります。 

◎エクセルで宛名をデータ化

エクセルでの管理が王道。 わかりやすさ、使いやすさは別格ですね。 やり方は1枚ずつ住所や宛名を手作業で入力していくだけ。 時間はかかると思います泣

◎宛名もデータ化してもらえる代行業者

HPを見てもらうと分かりますが、100枚データ化する場合、約5,000円ほどでやってもらうことができます。  ですが、丸投げで全てデータ化できるので、時間や時間がかからないので助かりますよね。 

以上が年賀状のデータ化の方法でした。 時間はかかると思いますが、一度データ化することができれば、毎年の年賀状作成の手間がグッと抑えられます。 今年こそデータ化に挑戦してみてください。

まとめ

年賀状をデータ化する方法

◎画像で残す方法

  1. お金をかけたくなければスマホアプリ
  2. ある程度お金を払えればスキャナーを購入orレンタル
  3. 時短したければ代行業者

◎宛名をデータ化する方法

  1. 自分でコツコツExcelで管理する
  2. 代行業者に丸投げ

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